Регламент
Додаток 2
до рішення IV сесії VIII скликання
Петровірівської сільської ради від 27.01.2021 № 38
РЕГЛАМЕНТ
ВІДДІЛУ "ЦЕНТР НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ " ПЕТРОВІРІВСЬКОЇ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
с. Петровірівка
2021 р.
РЕГЛАМЕНТ ВІДДІЛУ "ЦЕНТР НАДАННЯ АДМІНІСТРАТИВНИХ ПОСЛУГ" ПЕТРОВІРІВСЬКОЇ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ ОДЕСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ЗМІСТ
Розділ І. Загальні положення 2
Розділ ІІ. Приміщення в якому розміщується відділ "Центр надання адміністративних послуг" 3
Розділ IІІ. Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг 4
Розділ ІV. Інформаційна робота відділу "Центр надання адміністративних послуг" 4
Розділ V. Керування чергою у відділі "Центр надання адміністративних послуг" 5
Розділ VІ. Прийняття заяви та інших документів у відділ "Центр надання адміністративних послуг" 5
Розділ VІІ. Опрацювання справи (вхідного пакета документів ) 6
Розділ VІІІ. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення 7
Розділ І. Загальні положення
1.1. Цей Регламент визначає порядок організації роботи відділу "Центр надання адміністративних послуг" Петровірівської сільської ради Ширяївського району Одеської області, порядок дій адміністраторів, державних реєстраторів та інших працівників відділу та їх взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».
1.3. Надання адміністративних послуг у відділі "Центр надання адміністративних послуг" здійснюється з дотриманням таких принципів:
1) верховенства права, у тому числі законності та юридичної визначеності;
5) оперативності та своєчасності;
6) доступності інформації про надання адміністративних послуг;
7) захищеності персональних даних;
8) раціональної мінімізації кількості документів та процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
9) неупередженості та справедливості;
10) доступності та зручності для суб’єктів звернень.
1.4. Відділ "Центр надання адміністративних послуг" у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями Петровірівської сільської ради, Положенням про відділ та Регламентом відділу.
1.5. Дотримання вимог Регламенту відділом "Центр надання адміністративних послуг" є обов’язковим до виконання усіма працівниками які здійснюють надання адміністративних послуг у секторі.
Розділ ІІ. Вимоги до приміщення в якому розміщується відділ "Центр надання адміністративних послуг"
2.1. Відділ "Центр надання адміністративних послуг" розміщується в центральній частині с. Петровірівка.
На вході до приміщення розміщується інформаційна вивіска з найменуванням відділу "Центр надання адміністративних послуг" та графіком його роботи.
Графік роботи відділу "Центр надання адміністративних послуг" додатково затверджується окремим рішенням сесії Петровірівської сільської ради.
Вхід до відділу "Центр надання адміністративних послуг" облаштований пандусом для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп.
На прилеглій до відділу території передбачено місце для безоплатної стоянки автомобільного транспорту суб’єктів звернення.
2.2. В приміщенні відділу "Центр надання адміністративних послуг" здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернення працівниками відділу та включає:
- місце прийому;
- місце інформування;
- місце очікування;
- місце обслуговування.
2.3. У місці прийому здійснюється загальне інформування та консультування суб’єктів звернення з питань роботи сектору державної реєстрації.
2.4 Місце інформування облаштоване з метою ознайомлення суб’єктів звернення з порядком та умовами надання адміністративних послуг.
У Місці інформування розміщуються інформаційні стенди, що містять актуальну, вичерпну інформацію, необхідну для одержання адміністративних послуг.
2.5. Місце очікування розміщується в просторому приміщенні та облаштоване в достатній кількості стільцями, кріслами тощо.
2.6. Місце обслуговування утворене за принципом відкритості розміщення робочих місць. Робоче місце для прийому суб’єктів звернення має інформаційну табличку із зазначенням номера такого місця, прізвища, імені, по-батькові та посади адміністратора сектору.
2.7. Для висловлення суб’єктами звернень зауважень і пропозицій щодо якості надання адміністративних послуг відділ облаштовується відповідною скринькою та книгою відгуків і пропозицій, яка розміщується на видному та доступному місці.
2.8. Площа місць очікування та обслуговування достатня для забезпечення зручних та комфортних умов для прийому суб’єктів звернення і роботи адміністраторів відділу "Центр надання адміністративних послуг".
2.9. На інформаційних стендах розміщується інформація, зокрема, про:
1)найменування відділу "Центр надання адміністративних послуг", його місцезнаходження, номери телефонів для довідок, факсу, адресу веб-сайту, електронної пошти;
2) графік роботи відділу "Центр надання адміністративних послуг" (прийомні дні та години, вихідні дні);
3) перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ, та відповідні інформаційні картки адміністративних послуг;
4) строки надання адміністративних послуг;
5) бланки заяв та інших документів, необхідних для звернення за отриманням адміністративних послуг, а також зразки їх заповнення;
6) платіжні реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
7) прізвище, ім’я, по-батькові працівників сектору, контактні телефони, адресу електронної пошти;
8) Положення про відділ "Центр надання адміністративних послуг";
2.10. Перелік адміністративних послуг, які надаються через відділ "Центр надання адміністративних послуг", розміщено у доступному та зручному для суб’єктів звернення місці. Адміністративні послуги в переліку групуються за суб’єктами надання адміністративних послуг.
2.11. Бланки заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються у місці інформування на стендах - накопичувачах або стелажах із вільним доступом до них суб’єктів звернення.
2.12. Особам з обмеженими фізичними можливостями забезпечується вільний доступ до інформації, зазначеної в цьому розділі, шляхом розміщення буклетів, інформаційних листів на стендах.
2.13. На основі узгоджених рішень із суб’єктами надання адміністративних послуг у відділі "Центр надання адміністративних послуг" можуть надаватися адміністративні послуги безпосередньо такими суб’єктами.
Розділ IІІ. Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг
3.1. Петровірівська сільська рада, а також адміністратор відділу "Центр надання адміністративних послуг" можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг (у тому числі для документів дозвільного характеру у сфері господарської діяльності).
3.2. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це Петровірівську сільську раду, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.
3.3. Інформаційні та технологічні картки адміністративних послуг, які надаються Петровірівською сільською радою та її виконавчими органами затверджуються рішенням сесії або виконавчим комітетом Петровірівської сільської ради.
РОЗДІЛ ІV. Інформаційна робота відділу "Центр надання адміністративних послуг"
4.1. Працівники відділу "Центр надання адміністративних послуг" допомагають суб’єктам звернення у користуванні автоматизованою системою керування чергою (за наявності), консультують із загальних питань організації роботи відділу та порядку прийому суб’єктів звернення.
1) інформують за усним клопотанням суб’єкта звернення про належність порушеного ним питання до компетенції сектору державної реєстрації;
2) консультують суб’єктів звернення щодо порядку внесення плати за надання платних адміністративних послуг, надають інформацію про платіжні реквізити;
3) надають іншу інформацію та допомогу, що необхідні суб’єктам звернення до прийому їх адміністратором.
4.2. Петровірівська сільська рада забезпечує роботу веб-сайту відділу або окремого розділу на офіційному веб-сайті Петровірівської сільської ради, де розміщується інформація, зазначена в пункті 2.8. розділу 2 цього Регламенту, а також відомості про місце розташування відділу "Центр надання адміністративних послуг", найближчі зупинки громадського транспорту, під’їзні шляхи, місця паркування, інша корисна для суб’єктів звернення інформація.
4.3. Суб’єктам звернення, які звернулися до відділу "Центр надання адміністративних послуг" з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку (телефону, електронної пошти, інших засобів зв’язку), забезпечується можливість отримання інформації про надання адміністративних послуг відділу у спосіб, аналогічний способу звернення.
РОЗДІЛ V. Керування чергою у відділі "Центр надання адміністративних послуг"
5.1. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернення у відділі "Центр надання адміністративних послуг" вживаються заходи для запобігання утворенню черги, а у разі її утворення - для керування чергою.
5.2. У разі запровадження автоматизованої системи керування чергою суб’єкт звернення для прийому адміністратором сектору реєструється за допомогою термінала в такій системі, отримує відповідний номер у черзі та очікує на прийом.
5.3. У відділі може здійснюватися попередній запис суб’єктів звернення на прийом до адміністратора на визначену дату та час. Попередній запис здійснюється шляхом особистого звернення до відділу. Прийом суб’єктів звернення, які зареєструвалися шляхом попереднього запису, здійснюється у визначені адміністратором відділу години.
5.4. Відділ "Центр надання адміністративних послуг" може здійснювати керування чергою в інший спосіб, гарантуючи дотримання принципу рівності суб’єктів звернення.
РОЗДІЛ VІ. Прийняття заяви та інших документів у відділі "Центр надання адміністративних послуг"
6.1. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі - вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у відділі "Центр надання адміністративних послуг".
6.2. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у відділ особисто, через уповноваженого представника, надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або в передбачених законом випадках за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.
6.3. У разі коли вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, пред’являються документи, що посвідчують особу представника та засвідчують його повноваження.
6.4. Адміністратор відділу "Центр надання адміністративних послуг" перевіряє відповідність вхідного пакета документів інформаційній картці адміністративної послуги, у разі потреби надає допомогу суб’єктові звернення в заповненні бланка заяви. У разі коли суб’єкт звернення припустився неточностей або помилки під час заповнення бланка заяви, адміністратор повідомляє суб’єктові звернення про відповідні недоліки та надає необхідну допомогу в їх усуненні.
6.5. Заява, що подається для отримання адміністративної послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання адміністративної послуги.
6.6. Адміністратор відділу складає опис вхідного пакета документів, у якому зазначаються інформація про заяву та перелік документів, поданих суб’єктом звернення до неї, у двох примірниках.
6.7. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакета документів за підписом і з проставленням печатки (штампа) відповідного адміністратора відділу, а також відмітки про дату та час його складення. Другий примірник опису вхідного пакета документів зберігається в матеріалах справи, а у разі здійснення у відділі "Центр надання адміністративних послуг" електронного документообігу - в електронній формі.
6.8. Адміністратор відділу під час отримання вхідного пакета документів зобов’язаний з’ясувати прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення про результат надання адміністративної послуги, а також спосіб передачі суб’єктові звернення вихідного пакета документів (особисто, засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що зазначається в описі вхідного пакета документів у паперовій та/або електронній формі.
6.9. Адміністратор відділу здійснює реєстрацію вхідного пакета документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакета документів.
6.10. У разі коли вхідний пакет документів отримано засобами поштового зв’язку і він не містить інформації про прийнятний для суб’єкта звернення спосіб його повідомлення, адміністратор відділу не пізніше наступного робочого дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакета документів електронною поштою (та/або його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку.
6.11. Після реєстрації вхідного пакета документів адміністратор відділу формує справу у паперовій та/або електронній формі та в разі потреби здійснює її копіювання та/або сканування.
6.12. Інформацію про вчинені дії адміністратор відділу вносить до листа про проходження справи у паперовій та/або електронній формі (крім випадків, коли адміністратор є суб’єктом надання адміністративної послуги). Лист про проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуги, та залучених суб’єктів надання адміністративних послуг.
РОЗДІЛ VII. Опрацювання справи (вхідного пакета документів)
7.1. Після вчинення дій, передбачених розділом 6 цього Регламенту, адміністратор відділу "Центр надання адміністративних послуг" зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня, надіслати (передати) вхідний пакет документів суб’єктові надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить питання прийняття рішення у справі, про що робиться відмітка в листі про проходження справи із зазначенням часу, дати та найменування суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її надіслано, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи.
7.2. Передача справ у паперовій формі від сектору державної реєстрації до суб’єкта надання адміністративної послуги здійснюється не менше ніж один раз протягом робочого дня, шляхом доставки працівником відділу "Центр надання адміністративних послуг", надсилання відсканованих документів з використанням засобів телекомунікаційного зв’язку або в інший спосіб.
7.3. Після отримання справи суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу, прізвища, імені, по батькові відповідальної посадової особи до листа про проходження справи.
7.4. Контроль за дотриманням суб’єктами надання адміністративних послуг строків розгляду справ та прийняття рішень здійснюється адміністраторами відділу.
7.5. Суб’єкт надання адміністративної послуги зобов’язаний:
1) своєчасно інформувати відділ про перешкоди у дотриманні строку розгляду справи та прийнятті рішення, інші проблеми, що виникають під час розгляду справи;
2) надавати інформацію на усний або письмовий запит (у тому числі шляхом надсилання на адресу електронної пошти) адміністратора відділу про хід розгляду справи.
У разі виявлення факту порушення вимог законодавства щодо розгляду справи (строків надання адміністративної послуги тощо) адміністратор відділу "Центр надання адміністративних послуг" невідкладно інформує Петровірівську сільську раду.
РОЗДІЛ VІІІ. Передача вихідного пакета документів суб’єктові звернення
8.1. Суб’єкт надання адміністративної послуги невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після оформлення результату надання адміністративної послуги, формує вихідний пакет документів та передає його відділу "Центр надання адміністративних послуг", про що зазначається в листі про проходження справи.
8.2. Адміністратор відділу "Центр надання адміністративних послуг" невідкладно у день надходження вихідного пакета документів повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єктові звернення у спосіб, зазначений в описі вхідного пакета документів, здійснює реєстрацію вихідного пакета документів шляхом внесення відповідних відомостей до листа про проходження справи, а також до відповідного реєстру в паперовій та/або електронній формі.
8.3. Вихідний пакет документів передається суб’єктові звернення особисто під розписку (у тому числі його уповноваженому представникові) у разі пред’явлення документа, що посвідчує особу та/або засвідчує його повноваження, або у випадках, передбачених законодавством, передається в інший прийнятний для суб’єкта звернення спосіб.
Інформація про дату отримання вихідного пакета документів суб’єктом звернення зберігається в матеріалах справи.
8.4. У разі не зазначення суб’єктом звернення зручного для нього способу отримання вихідного пакета документів або його неотримання у відділі протягом двох місяців відповідні документи надсилаються суб’єктові звернення засобами поштового зв’язку. У разі відсутності відомостей про місце проживання (місцезнаходження) суб’єкта звернення та іншої контактної інформації вихідний пакет документів зберігається протягом тримісячного строку у відділі "Центр надання адміністративних послуг", а потім передається для архівного зберігання.
8.5. У разі коли адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор відділу реєструє інформацію про результат розгляду справи в журналі (у паперовій та/або електронній формі) та передає його суб’єктові звернення.
8.6. Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори та державні реєстратори сектору державної реєстрації.
8.7. Інформація про кожну надану адміністративну послугу та справу у паперовій (копія) та/або електронній (відскановані документи) формі, зокрема заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги та інші документи зберігаються у відділі "Центр надання адміністративних послуг".
Усі матеріали справи зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.
Секретар сільської ради Людмила КУЦА
